Häufige Fragen

VATcube hilft Unternehmen, im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer auf Geschäftsausgaben in Ländern zurückzuholen, in denen sie nicht registriert sind. Wir übernehmen alles, von der Ermittlung der erstattungsfähigen Beträge bis zur Einreichung und Begleitung des Verfahrens bei den Steuerbehörden.

Jedes Unternehmen, bei dem ausländische Mehrwertsteuer in der EU, im Vereinigten Königreich, in der Schweiz oder in einem anderen Land mit Gegenseitigkeit anfällt, kann unsere Leistungen nutzen. Wir arbeiten mit Unternehmen jeder Größe aus Branchen wie Technologie, Handel, Logistik und Beratung.

Die Erstattung ausländischer Mehrwertsteuer ist die Rückholung der Steuer, die auf geschäftliche Ausgaben im Ausland gezahlt wurde, also auf alle Ausgaben außerhalb des Sitzlandes. Viele Staaten erstatten diese Steuer anspruchsberechtigten, nicht ansässigen Unternehmen, doch das Verfahren ist oft komplex und je nach Land verschieden.

Mehrwertsteuer können Sie für zahlreiche Ausgaben zurückfordern, darunter:
• Hotel- und Übernachtungskosten
• Geschäftsreisen (Taxi, Kraftstoff, Mietwagen)
• Messeteilnahme und Marketing
• Rechnungen ausländischer Lieferanten
• Dienstleistungen aus dem Ausland
• Gerätemiete und Telekommunikation
• Konzerninterne oder grenzüberschreitende Leistungen
Wir prüfen Ihre Ausgaben und ermitteln anhand des jeweiligen nationalen Steuerrechts, was erstattungsfähig ist.

In unserem Ressourcen-Center finden Sie die Übersicht mit allen Ländern und den je Land erstattungsfähigen Leistungen. 

Das hängt vom Land ab. Manche Rechtsordnungen erstatten die Mehrwertsteuer auf Bewirtung und Verpflegung ganz oder teilweise, andere schränken sie ein oder schließen sie aus. Wir prüfen jeden Fall nach den lokalen Vorschriften, damit alles regelkonform ist.

VATcube unterstützt die Erstattung in über 25 Ländern, darunter alle EU-Mitgliedstaaten, das Vereinigte Königreich, Norwegen, die Schweiz, Israel und weitere. Welche Länder infrage kommen, hängt von den Gegenseitigkeitsabkommen und den Voraussetzungen des Sitzlandes ab.

In unserem Ressourcen-Center finden Sie die Übersicht mit allen Ländern und den je Land erstattungsfähigen Leistungen. 

Die Gegenseitigkeit entscheidet über den Anspruch. Manche Länder erstatten nur, wenn Ihr Heimatland dieselbe Möglichkeit bietet. Wir prüfen diese Abkommen im Rahmen Ihrer kostenlosen Mehrwertsteuerprüfung und richten Ihre Antragsstrategie danach aus.

1. Kostenlose Prüfung — Sie senden uns die erforderlichen Rechnungen und Belege (digital oder gescannt), und wir werten Ihre Ausgaben- und Rechnungsdaten aus, um mögliche Erstattungen zu schätzen.
2. Anspruchsprüfung — Wir ermitteln die erstattungsfähigen Beträge je Land und prüfen die Unterlagen.
3. Unterlagenbeschaffung — Sie senden uns die Dokumente, um deren Unterzeichnung wir Sie bitten.
4. Einreichung — Wir erstellen die Anträge und reichen sie bei den jeweiligen Steuerbehörden ein.
5. Laufende Kommunikation — Wir übernehmen Prüfungen, Rückfragen und Nachfassen, bis Ihre Erstattung eingeht.

Beginnen Sie mit Ihrer kostenlosen Mehrwertsteuerprüfung.

• Original- oder Digitalkopien der Rechnungen (je nach Erstattungsland)
• Zahlungsnachweis (sofern die Steuerbehörde ihn verlangt)
• Registrierungsunterlagen (nur bei der Ersteinrichtung)
• Vollmacht oder Bevollmächtigungsschreiben (sofern das Land es verlangt)

Wir führen Sie mit einer passenden Checkliste durch alles.

Ja. Viele Länder lassen Anträge für zurückliegende Zeiträume zu, meist bis zu 12 Monate, je nach Rechtsordnung auch bis zu 4 Jahre. Frühere Ausgaben prüfen wir im Rahmen Ihrer kostenlosen Mehrwertsteuerprüfung.

Die Bearbeitungszeiten unterscheiden sich je Land, in der Regel aber:

• EU-Länder: 4–8 Monate
• Vereinigtes Königreich: 2–4 Monate
• Nicht-EU-Länder: 4–8 Monate

Wir geben eine Zeitschätzung je Land und halten Sie während des gesamten Verfahrens auf dem Laufenden.

Selbstverständlich. Unser Team informiert Sie während des gesamten Verfahrens regelmäßig. Von der Einreichung der Unterlagen bis zur Bestätigung der Erstattung erhalten Sie auf Wunsch aktuelle Auskünfte und werden an jedem wichtigen Punkt von uns aus informiert.

Wir können trotzdem helfen. Originalrechnungen, elektronisch oder in Papierform, sind zwar vorzuziehen, häufig genügen aber auch Scans, Reisekostenabrechnungen oder Zahlungsnachweise. Wir sagen Ihnen, welche Alternativen anerkannt werden, und helfen bei Bedarf, die Unterlagen zu rekonstruieren. Außerdem wenden wir uns an Lieferanten wie Beherbergungsbetriebe, um fehlende Rechnungen zu beschaffen oder unvollständige berichtigen zu lassen. 

Jährlich ist zu empfehlen. Die meisten Kunden reichen einmal im Jahr ein, um den Verwaltungsaufwand zu bündeln. Fällt in Ihrem Unternehmen jedoch viel ausländische Mehrwertsteuer an, wird häufig gereist oder sind in einem bestimmten Land keine weiteren Reisekosten zu erwarten, sind auch vierteljährliche Einreichungen  möglich, die den Mittelrückfluss verbessern können.

Wir prüfen den Fall und empfehlen das weitere Vorgehen. Wird ein Antrag abgelehnt, sehen wir uns die Begründung der Steuerbehörde an, geben Erläuterungen ab oder berichtigen den Antrag und reichen ihn erneut ein, soweit möglich mit Rechtsbehelf gegen den ablehnenden Bescheid. Sie zahlen nur bei erfolgreicher Erstattung, bei einer Ablehnung ohne Rückzahlung fällt also keine Gebühr an.

Wir arbeiten nach dem Grundsatz „kein Erfolg, keine Gebühr“. Das bedeutet:

• Keine Vorabkosten
• Keine versteckten Kosten
• Sie zahlen nur, wenn wir Ihre Mehrwertsteuer erfolgreich zurückholen und sie auf Ihrem Konto eingeht

Unsere übliche Erfolgsgebühr ist ein Prozentsatz der erstatteten Mehrwertsteuer; sie wird bestätigt, nachdem Sie Ihre kostenlose Mehrwertsteuerprüfung erhalten haben und fortfahren möchten.

Nein. Unser Honorar ist transparent und erfolgsabhängig. Verlangt ein Land oder eine Behörde zusätzliche Schritte (etwa Übersetzungen oder Beglaubigungen), oder geht es bei großen Anträgen um einen Rechtsbehelf außerhalb des üblichen Verfahrens bis hin zu gerichtlichen Schritten, informieren wir Sie vorab ausführlich über Ablauf und Kosten. In solchen Fällen handeln wir nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung.

Wird Ihr Antrag abgelehnt oder findet sich keine erstattungsfähige Mehrwertsteuer, zahlen Sie nichts. Das ist der Kern unserer Erfolgsgarantie.

Ja. Wir halten die lokalen Vorschriften und Einreichungsanforderungen strikt ein. Unsere Steuerfachleute stellen sicher, dass alle Anträge den Vorgaben der jeweiligen Behörde entsprechen.

Ja. Wir nutzen sichere Datenspeicherung, DSGVO-konforme Systeme und verschlüsselte Kommunikation, um Ihre Finanz- und Geschäftsdaten zu schützen.

Ja. Mit Ihrer Vollmacht korrespondieren wir in Ihrem Namen mit den Steuerbehörden und führen das gesamte Verfahren, sodass Sie sich nicht darum kümmern müssen.

Das hängt von Ihrem Ausgabenvolumen, den betroffenen Ländern und den Unterlagen ab. Unternehmen holen sich im Schnitt 20 % Mehrwertsteuer auf ihre Auslandsausgaben zurück. Unsere kostenlose Mehrwertsteuerprüfung liefert Ihnen eine klare Schätzung.

Ja. Die Rückholung ausländischer Mehrwertsteuer ist wie verborgenes Geld, das Ihnen ohnehin gehört. Viele Unternehmen holen jährlich Tausende, teils Hunderttausende zurück.

Ja. Grundvoraussetzung ist, dass Sie in Ihrem Sitzland umsatzsteuerlich registriert sind. Die besonderen Anforderungen jedes Landes prüfen wir im Rahmen Ihrer kostenlosen Bewertung.

Unsere Leistung ist ein völlig anderer Vorgang als die Buchhaltung Ihres Unternehmens. Wir sind ausschließlich auf die grenzüberschreitende Mehrwertsteuererstattung spezialisiert, ein Nischenbereich, mit dem sich die meisten Steuerberater nicht vertieft befassen. Häufig arbeiten wir mit Ihrer Buchhaltung zusammen, um die passenden Rechnungen und Unterlagen zu erhalten und Ihr Erstattungspotenzial auszuschöpfen.

Ja. Sie können gescannte oder elektronische Rechnungen und Ausgabenaufstellungen senden (PDF, Excel usw.). Bei Bedarf helfen wir beim Ordnen und Formatieren.

Ja. Wir unterstützen bei Übersetzung und Formatierung der Unterlagen. Manche Steuerbehörden verlangen Rechnungen in der Landessprache; wir sorgen dafür, dass Ihre Dokumente vor der Einreichung alle sprachlichen und formalen Anforderungen erfüllen.

Ja. Alle Ausgabenrechnungen müssen in der Landeswährung des Erstattungslandes ausgestellt sein. Die Anträge müssen die ursprüngliche Landeswährung ausweisen, wie es die zuständige Steuerbehörde verlangt.

Wir können Daten aus den meisten Systemen verarbeiten, darunter SAP Concur, Xero, QuickBooks, Zoho und Expensify. Anhand der exportierten Daten sagen wir Ihnen, welche Unterlagen und Rechnungen nötig sind.

Beginnen Sie mit einer kurzen kostenlosen Mehrwertsteuerprüfung. Sie erhalten eine individuelle Einschätzung Ihres Erstattungspotenzials und eine Erläuterung der nächsten Schritte.

Wir arbeiten mit Unternehmen jeder Größe, von Start-ups und Mittelstand bis zu großen Konzernen. Fällt bei Ihnen ausländische Mehrwertsteuer an, helfen wir unabhängig von der Unternehmensgröße bei der Rückholung.

Ja. Über unsere Seite Kontakt können Sie ein Erstgespräch vereinbaren oder uns Ihre Fragen schicken. Wir erläutern Ihnen den Ablauf gern.

• Erfolgsbasiert – Sie zahlen nur bei einer Erstattung
• Über 5 Mio. € für Kunden zurückgeholt
• Über 90 % Erfolgsquote bei den Steuerbehörden
• Schnelle, fachkundig betreute Einreichungen
• Vollständig konform und ohne Risiko

Bereit, kein Geld mehr liegen zu lassen? Starten Sie jetzt Ihre kostenlose Mehrwertsteuerprüfung.